ניהול איכות במיקור חוץ מתאים מאוד לחברות קטנות ובינוניות, מאחר ולא תמיד שווה מבחינה כלכלית להחזיק מנהל איכות במשרה מלאה. לעיתים נותנים את התפקיד לאחד מחברי ההנהלה אולם אם לא מוצאים את האדם המתאים או כשלכל חברי ההנהלה יש משרה מלאה בתפקיד אותו הם מבצעים, הרי שארגונים רבים מעדיפים לקחת חברה במיקור חוץ (אאוט-סורסינג).
בדרך כלל כשעושים את התחשיב, מסתבר שניהול איכות במיקור חוץ עולה פחות לחברה ובנוסף מקבלים אדם מקצועי המעודכן בתחום האיכות וממשיך להתעדכן ברמה הגבוהה ביותר בכל הדרישות של עדכוני ה-ISO , החידושים בתחום ובייעול התהליכים בארגון.
נקודה חשובה! ארגון שיש לו הסמכה לתקן ISO כלשהו, מחויב להחזיק עובד או חברה במיקור חוץ לניהול האיכות בארגון.
לעיתים ישנם ארגונים שמחליטים לוותר על מנהל איכות בתוך הארגון ואז לפני המבדק הם לוקחים חברה במיקור חוץ שתכין אותם למבדק. אנו בשיאא מערכות ניהול, נותנים גם את השירות הזה ויש כמה וכמה חברות איתן אנו עובדים בשיטה זו לפי בקשתן. יחד עם זאת אנו ממליצים לעבוד בריטיינר חודשי שעולה כמעט אותו דבר לארגון אולם נותן הרבה יותר.
כאשר עובדים באופן שוטף עם הארגון הרי שאנו עוזרים להטמיע את נהלי האיכות בכל סולם התפקידים בארגון כך שמתקבלות תוצאות הן בתחום האיכות והן בתחום העסקי. חשוב לנו לתת כל הזמן ערך מוסף, להביא חידושים ועדכונים שעוזרים לארגון להתקדם ולצמוח במערכות הניהול שלו בתחומים רבים.
הנה סיפור לקוח שמראה את היתרונות בניהול איכות במיקור חוץ שנעשה בצורה מקצועית ונכונה:
ארגון ציבורי (ממשלתי), הנותן שירותים לאוכלוסייה רחבה וחייב לשמור על איכות גבוהה קיבל את ההסמכה שלו ל-ISO 9001:2008 עם חברה לניהול מערכות איכות שהגיעה, הביאה עמה ספר נהלים, החתימה את המנכ"ל, והארגון קיבל הסמכה ותלה את התעודה על הקיר בשמחה רבה. אולם בפועל לא הייתה הטמעה של נהלי האיכות בארגון והדבר ניכר בכל מיני תחומים שהובילו את הארגון לבדוק מה ניתן לשפר וכך הם הגיעו אלינו דרך המלצה של ארגון דומה.
הארגון שכר את שירותינו במיקור חוץ. התחלנו בכך שבדקנו את הארגון ועשינו תהליך בדיקת פערים בין המצוי לבין דרישות התקן Gap Analysis, מיפינו את הפערים והבאנו את הדו"ח למנכ"ל שהתפלא איך הדבר ייתכן, שהרי יש לארגון הסמכה.
התחלנו לעבוד באופן שוטף בארגון בתהליכים מוגדרים שכללו את ההנהלה ואת העובדים ולאט לאט תהליכי האיכות הוטמעו בכל רמות הארגון.
בסיום התהליך קיבל הארגון את ההסמכה ל-ISO 9001:2015 אבל יותר חשוב מהתעודה על הקיר, הארגון עבר לעבוד בתהליכים הרבה יותר נכונים ובריאים לו, גם מבחינת האיכות וגם מבחינת הדוחות שמקבלים המנכ"ל וההנהלה שעוזרים להם לקבל החלטות מושכלות בצעדיהם הבאים לטובת הארגון ולטובת הציבור אותו הם משרתים.